非正式沟通名词解释_特点原因优点缺点技巧

非正式沟通名词解释_特点原因优点缺点技巧

基本信息编辑

所属学科

管理学,心理学

通过

正式规章制度

特点

消息越新鲜谈论的就越多

基础

办公室人员之间的交往

技巧

以询问替代命令

中文名

非正式沟通

外文名

Informal communication

非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动,一般以办公室人员之间的交往为基础,通过各种各样的社会交往而产生。作用可以弥补正式沟通渠道的不足,传递正式沟通无法传递的信息,使办公室领导了解在正式场合无法获得的重要情况,了解办公室人员私下表达的真实看法,为决策提供参照;减轻正式沟通渠道的负荷量,促使正式沟通提高效率等等。

目录

1定义2特点3原因

4优点5缺点6技巧

7类型8管理9案例

定义

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非正式沟通和正式沟通不同,因为它的沟通对象、时间及内容等各方面,都是未经计划和难以辨别的。已如上述,非正式组织是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的。其沟通途径是通过组织内的各种社会关系,这种社会关系超越了部门、单位以及层次。在相当程度内,非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大弹性,它可以是横向流向,或是斜角流向(Diagonalflow),一般也比较迅速。在许多情况下,来自非正式沟通的信息,反而获得接收者的重视。由于传递这种信息一般以口头方式,不留证据、不负责任,许多不愿通过正式沟通传递的信息,却可能在非正式沟通中透露。

但是,过分依赖这种非正式沟通途径,也有很大危险,因为这种信息遭受歪曲或发生错误的可能性相当大,而且无从查证。尤其与员工个人关系较密切的问题,例如晋升、待遇、改组之类,常常发生所谓“谣言”(rumors)。这种不实消息的散布,对于组织往往造成较大的困扰。

但是,任何组织都或多或少地存在着这种非正式沟通途径。对于这种沟通方式,主管者既不能完全依赖用以获得必需的信息,也不能完全加以忽视,而是应当密切注意错误或不实信息发生的原因,设法提供组织人员正确而清晰的事实,加以防止。这些途径非常繁多且无定型,例如同事之间任意交谈,甚至透过家人之间的传闻等等,都算是非正式沟通。所以非正式沟通和个人间非正式关系,往往平行存在。很多研究者认为,由于非正式沟通不必受到规定手续或形式的种种限制,因此往往比正式沟通还要重要。在美国,这种途径常常称为“葡萄藤”(grapevine),用以形容它枝茂叶盛,随处延伸。

特点

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非正式沟通是未经计划的,其沟通途径是通过组织内的各种社会关系。其形式如非正式的会议、闲聊、走动式交谈、吃饭时进行的交谈等。非正式沟通的好处是形式多样、灵活,不需要刻意准备;沟通及时,问题发生后,马上就可以进行简短的交谈,从而使问题很快得到解决;容易拉近主管与员工之间的距离。

非正式沟通名词解释_特点原因优点缺点技巧

非正式会议

非正式沟通有一种可以事先预知的模型。心理学研究表明,非正式沟通的内容和形式往往是能够事先被人知道的。它具有以下几个特点:

(1)消息越新鲜,人们谈论的就越多;

(2)对人们工作有影响的人或事,最容易引起人们的谈论;

(3)最为人们所熟悉的,最多为人们谈论;

(4)在工作中有关系的人,往往容易被牵扯到同一传闻中去;

(5)在工作上接触多的人,最可能被牵扯到同一传闻中去。

对于非正式沟通这些特点,管理者应该予以充分和全面的考虑,以防止起消极作用的“小道消息”。通过利用非正式沟通,为组织的目标服务。

原因

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可以说是人们的天生的需求。通过这种沟通途径来交换或传递信息,常常可以满足个人的某些需求。例如人们由于某种安全的需求,乐意探听有关人事调动之类的消息;朋友之间交换消息,则意味着相互的关心和友谊的增进,借此更可以获得社会需求的满足。这种消息对于组织成员来说,往往是他们最感兴趣可又是最缺乏的消息。因此,对依靠非正式沟通可以获得这种信息的环境,组织成员是会感到满意的。

优点

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非正式沟通名词解释_特点原因优点缺点技巧

非正式沟通

沟通方便,内容广泛,方式灵活,沟通速度快,可用以传播一些不便正

式沟通的信息。而且由于在这种沟通中比较容易把真实的思想、情绪、动机表露出来,因而能提供一些正式沟通中难以获得的信息。管理者要善于利用这种沟通方式。

缺点

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非正式沟通难以控制,传递的信息不确切,容易失真、被曲解,并且,它可能促进小集团、小圈子的建立,影响员工关系的稳定和团体的凝聚力。如果能够对企业内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导,就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式渠道取得的信息,在达成理解的同时解决潜在的问题,从而最大限度提升企业内部的凝聚力,发挥整体效应。

技巧

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在非正式沟通中可以注意以下技巧:

以询问替代命令。美国的心理学家雷德,以他多年的管理经验告诫管理者:“对下属不能用命令的方式,而要用询问的方式。”喜欢下命令的管理者似乎很少考虑这个问题,他们理所当然地认为下属一定能够做好他们所要求的事情。但实际上,命令一个人做某件事情是容易的,但接受命令的这个人是否愿意做好某件事却是不确定的。作为管理者,最好能够采取询问的方式对待下属,这样既可以了解下属内心的真实想法,又可以让下属感觉更舒服一些。

态度要平等。一般说来,人们在与自己同等级、同层次的人讲话时,行为举止都会比较自然、大方,而在与比自己地位高的人交往时,就可能会感到紧张,表现比较拘谨,并且自卑感增强;相反,在与社会地位低于自己的人讲话时,就会表现得比较自信,甚至比较放肆。只有留意这些细微的言行举止,才能在无意中消除上下级之间的隔阂。

在与下属交谈的时候,平等的态度是很重要的。平等的态度,除说话本身的内容外,还可以通过语气、语调、表情、动作等细节体现出来。所以,不要以为是小节,纯属个人的习惯,不会影响到上下级的谈话。实际上,小节往往关系到下属是否敢向你靠近。

世界著名的谈话艺术专家费尔特先生,曾经教人谈话时应该注意下列一些问题。他说道:

“你应该时常说话,但不必说得太长。少叙述故事,除了真正贴切而简短之外,总以绝对不讲为妙。和人谈话,同时也要注意到态度。切忌妄自尊大,平常的话要避免争论。谈话最好要一般化,勿作自我的宣传,把自己捧上天去。外表应该坦白而率直,内心应该谨慎而仔细。”

避免无聊空谈。管理者与下属谈话时,要尽可能让每一次谈话都能保持中心点,也就是所谓的谈话目的,其目的就是能够促进你和对方的关系。你必须使他觉察到你是一个有思想有观点的人,而绝非是个糊涂虫。单单无聊地空谈,是绝不能使对方对你有一点良好印象的。

进行愉快的沟通。在进行任何谈话时,管理者都必须记住,切不可以说到会触怒他人的话题上去。因为凡是在你面前听你讲话的人,一定会从你的语言中窥测你的个性,同时也在留意你日后是否会说他本人的许多坏话。

类型

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依照最常见至较少见的顺序分别为:

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正式沟通与非正式沟通的渠道对比

1、集群连锁(cluster-chain)。即在沟通过程中,可能有几个中心人物,由他转告若干人,而且有某种程度的弹性。如图 (a)中的 A和 F两人就是中心人物,代表两个集

群的“转播站”。

2、密语连锁(gos—sipchain)。由一人告知所有其他人,犹如其独家新闻,如图(b)。

3、随机连锁(probabilitychain)。即碰到什么人就转告什么人,并无一定中心人物或选择性,如图(c)。

4、单线连锁。就是由一人转告另一人,他也只再转告一个人,这种情况最为少见如图(d)。

管理

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在传统的管理及组织理论中,并不承认这种非正式沟通的存在;即使发现有这现象,也认为要将其消除或减少到最低。程度。但是,当代的管理学者知道,非正式沟通现象的存在是根深蒂固,无法加以消除的。应该加以了解、适应和整合,使其有效担负起沟通的重要作用。例如,主管者可以设法去发现在非正式沟通的网状模式中,谁居中处于核心和“转播站”的地位,也许通过这种沟通网可以使信息更迅速传达。他也可以设法自非正式沟通中去发现所流传的信息内容。不过,这些做法也有其危险或代价;过分利用非正式沟通的结果,会冷落或破坏正式沟通系统,甚至组织结构。而设法自非正式沟通中探听消息,其结果会造成组织背后的一套“谍报网”和打“小报告”者,从而带来管理上的问题。 对于非正式沟通所采取的立场和对策是:

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正式组织与非正式组织的对比

(1)非正式沟通的产生和蔓延,主要是由于人员得不到他们所关心的消息。因此,主管者愈故作神秘,封锁消息,则背后流传的谣言愈加猖獗。正本清源,主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开,则种种不实的谣言将会自然消失。

(2)要想予以阻止已经产生的谣言,与其采取防卫性的驳斥,或说明其不可能的道理,不如正面提出相反的事实更为有效。

(3)闲散和单调乃是造谣生事的温床。为避免发生这些不实的谣言,扰乱人心士气,主管者应注意,不要使组织成员有过分闲散或过分单调枯燥的情形发生。

(4)最基本的做法,乃是培养组织成员对组织管理当局的信任和好感,这样他们比较愿意听组织提供的消息,也较能相信。

(5)在对于组织主管人员的训练中,应增加这方面的知识,使他们有比较正确的观念和处理方法。

案例

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美国通用(GE)公司执行总裁杰克·韦尔奇(JackWelch)被誉为“20世纪最伟大的经理人”之一在他上任之初GE公司内部等级制度森严、结构臃肿,韦尔奇通过大刀阔斧的改革,在公司内部引人“非正式沟通”的管理理念,韦尔奇经常给员工留便条和亲自打电话通知员工有关事宜,在他看来,沟通是随心所欲的,他努力使公司的所有员工都保持着一种近乎家庭式的亲友关系。使每个员工都有参与和发展的机会,从而增强管理者和员工之间的理解、相互尊重和感情交流。 一些企业和组织在公司的网站上设立了相关论坛、BBS公告等多种非正式的沟通渠道。在这些渠道当中,组织成员的沟通一般是在身份隐蔽的前提下进行的。所以,这些沟通信息能够较为真实地反映组织成员的一些思想情感和想法。对于组织领导者来说,掌握了解这些信息资料是有利于他们日后的管理沟通工作的。

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